A. Pengertian
1. Kantor
- Suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan organisasi.
- Yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin-mesinkantor dan perlengkapan lainnya.
2. Pekerjaan perkantoran (Office Work)
Merupakan pekerjaan pelayanan atau pekerjaan yang membantu pekerjaan pokok.
Menurut G Terry, pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian informasi secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan bahan bagi pengawasan pimpinan.
Kurang lebih terdapat tujuh macam kegiatan yang termasuk pekerjaan perkantoran, yaitu :
1. Typing 24,6%
2. Calculating 19,5%
3. Checking 12,3%
4. Filing 10,2%
5. Telephoning 8,8%
6. Duplicating 6,4%
7. Mailing 5,5%
8. Lain-lain 12,7%
Di Indonesia pekerjaan perkantoran lebih dikenal dengan sebutan “tata usaha”. Menurut The Liang Gie inti dari kegiatan tata usaha adalah tugas pelayanan yang meliputi perbuatan : menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan informasi yang diperlukan dalam setiap organisasi.
Jadi, Tata Usaha adalah segenap rangkaian aktifitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan informasi yang diperlukan dalam setiap organisasi.
Menghimpun : mencari dan mengusahakan tersdianya segala informasi yang semula belum ada atau masih berserakan, menjadi siap digunakan jika diperlukan.
Mencatat : membubuhkan informasi dengan berbagai peralatan tulis sehingga berwujud tulisan, gambar atau rekaman yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
Mengolah : mengerjakan atau memproses informasi dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
Mengganda : memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sejumlah yang diperlukan.
Mengirim : menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.
Menyimpan : menaruh dengan berbagai alat dan cara di tempat tertentu secara rapi dan aman. Termasuk di dalamnya adalah kegiatan memusnahkan informasi yang sudah tidak diperlukan lagi.
3. Teknologi perkantoran
Teknologi adalah hasil rekayasa manusia yang sengaja diciptakan untuk mempermudah pekerjaan sehari-hari.
Teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran, yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin.
B. Macam-macam mesin kantor
1. Menurut tenaga pengeraknya
a. Mesin manual, yaitu mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia
b. Mesin listrik, yaitu mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.
2. Menurut cara kerja dan komponen mesinnya
a. Mesin mekanik, adalah mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
b. Mesin elektronik, adalah mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik.
3. Menurut fungsinya
a. Mesin untuk mencatat
§ Mesin tulis
§ Mesin dikte
§ Mesin penomor
§ Asahan pensil
§ Mesin pencetak perangko
§ Stempel
§ Mesin pencatat uang kas
§ Mesin pencatat waktu (time recorder)
§ Mesin perekan gambar/suara
§ Kamera foto, kamera video, CCTV
§ Scanner
§ Mesin penulis nominal cek
§ Mesin pencatat kehadiran
§ Alat penghitung
b. Mesin untuk menghimpun
§ Pembuka surat
§ Mesin penjilid
§ Hechtmachine
§ Pemotong kertas
§ Stapler
§ Perforator
§ Stapler Remover
c. Mesin untuk mengolah
§ Mesin jumlah
§ Mesin hitung
§ Mesin penghitung uang
§ Mesin validasi keaslian uang
§ Timbangan elektronik
§ Mesin timbangan surat
§ Komputer
d. Mesin untuk menggandakan
§ Mesin stensil (stencil duplicator)
§ Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)
§ Mesin fotocopy
§ Risograph
§ Mesin perekam sheet
§ Mesin cetak (offset)
§ Printer
§ Electronic copy board
e. Mesin untuk mengirim
§ Telepon
§ Interphone
§ Teleprinter
§ Facsimile/telecopier
§ Modem (modulator demodulator)
§ Mesin presentasi (OHP, LCD, Slide Proyektor, Film Strip)
§ Telefoto
§ Handy Talky (HT)
§ PMBX/PABX (Switch Board)
§ Handphone
f. Mesin untuk menyimpan
§ Mikrofilm
§ Mesin Penghancur kertas
§ Pelubang kertas (perforator)
§ Fire proof safe (penyimpan dokumen tahan api)
§ Mobile filling system
§ Flopy disk
§ Hard disk
§ Compact disk
§ Flash disk
§ Komputer
Selain keenam kelompok di atas, ada pula kelompok mesin pengaman dan mesin penyaman.
Mesin Pengaman :
§ CCTV (close circuit television)
§ Pengaman data
§ Mesin penyimpan uang (Brandkast)
§ Peti uang (cash box)
§ Micro film
§ Mesin laminating
§ Alarm
§ ATM
Mesin Penyaman :
§ Kipas angin (FAN)
§ Air Conditioner (AC)
§ Loudspeaker (pengeras suara)
§ Electronic Air Cleaner (penyaring udara elektronik)
§ Air Curtain (tirai udara)
§ Vacum Cleaner
C. Pengaruh Perkembangan Teknologi Perkantoran
Latar belakang berkembangnya teknologi perkantoran adalah tuntutan terhadap tercapainya efektivitas dan produktivitas pekerjaan perkantoran.
Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif maupun negatif terhadap ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja.
Dampak positif :
1. Terhadap ketenagakerjaan
a. Peningkatan mutu tenaga kerja
b. Meningkatkan semangat dan disiplin
c. Meringankan beban tenaga dan pikiran pegawai
2. Terhadap prosedur kerja
a. Mempercepat penyelesaian pelerjaan
b. Menyederhanakan prosedur kerja
c. Memperlancar pekerjaan
d. Mempermudah penyelesaian pekerjaan
3. Terhadap hasil kerja
a. Meningkatkan mutu hasil pekerjaan
b. Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan
c. Memenuhi standar mutu tertentu
d. Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis pekerjaan
Sedangkan dampak negatif yang mungkin muncul akibat perkembangan teknologi perkantoran adalah :
§ Mengurangi penggunaan tenaga kerja manusia sehingga menimbulkan penganguran
§ Kesulitan mengoperasikan dikarenakan kelangkaan tenaga ahli
§ Apabila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat terhadap perubahan system, prosedur, metode, dan harus ada training operator maupun teknisi.
§ Menimbulkan ketergantungan terhadap mesin sehingga timbul pemborosan
§ Menimbulkan suara yang dapat mengganggu konsentrasim kerja
§ Memerlukan sarana pendukung lain sehingga menambah biaya.
D. Beberapa Mesin Kantor
1. Mesin Tulis
Mesin tulis dibedakan menjadi :
a. Mesin tulis manual
Mesin ketik manual merupakan mesin ketik yang bergerak tanpa bantuan aliran listrik. Sedangkan ciri-ciri umummesin ketik manual adalah :
· Komponennya mekanik
· Digerakkan dengan tenaga manusia
· Gandaran berjalan (digeser ke kiri/ke kanan)
· Letak pita dapat diatur (atas, bawah, atau tengah)
· Rol pita (spool) dapat menggulung pita ke kanan dan ke kiri
· Ukuran huruf berupa pica dan elite
· Panjang gandaran maksimum 36 inci
· Untuk ganti baris digunakan kait
· Mencetak dengan batang huruf.
Bentuk mesin ketik manual dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1. Bentuk Standard
Mesin ketik manual bentuk standard ini biasa digunakan pada tempat yang tetap atau tidak berpindah-pindah. Hal ini disebabkan ukuran mesin tersebut relatif besar dan berat, apalagi yang gandarannya panjang.
2. Bentuk Portable
Mesin ketik bentuk portable ini mudah dipindah-pindah, bahkan ada yang dapat dijinjing seperti tas. Bentuk ini sangat praktis untuk karyawan yang sering mengadakan perjalanan.
Jenis gandaran mesin ketik manual
Berdasarkan panjang pendeknya, gandaran dibedakan menjadi tiga macam, yaitu :
1) Mesin ketik gandaran pendek
Mesin jenis ini biasanya digunakan untuk mengetik surat atau dokumen lainnya yang memakai kertas ukuran kuarto, folio, atau A4. Gandaran mesin seperti ini memiliki ukuran 11 inchi dan 13 inchi.
2) Mesin ketik gandaran sedang
Mesin ketik gandaran sedang ini memiliki gandaran yang ukuranlebih panjang dari badan mesin, dengan ukuran 15, 18, 21, dan 24 inchi. Berguna untuk mengetik model-model blanko atau daftar berkolom yang ukurannya agak panjang.
3) Mesin ketik gandaran panjang
Gandaran pada mesin jenis ini berukuran dua kali lebar badan mesin, dengan panjang 27 dan 36 inchi atau lebih.Mesin jenis ini dapat digunakan untuk mengetik dokumen dengan berbagai ukuran, terutama untuk ukuran yang panjang dan lebar.
Ukuran Huruf
Berdasarkan besar kecilnya ukuran huruf, maka dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1) Huruf elite
Huruf elite memiliki ukuran yang lebih kecil dibandingkan huruf pica. Setiap panjang satu inchi memuat 12 entakkan (karakter huruf).
2) Huruf pica
Huruf pica berukuran lebih besar daripada huruf elite. Setiap panjang satu inchi memuat 10 entakkan (karakter huruf).
Bagian-Bagian Pokok dai Mesin Ketik Manual
Setiap mesin ketik mempunyai bagian-bagian yang sama yaitu :Gandaran (carriage), Papan pemukul (tuts), dan Badan mesin (body)
1) Gandaran
Yaitu bagian mesin ketik yang berjalan di atas rel mesin, dapat digerakkan ke kiri dan ke kanan dengan cara menekan pembebas gandaran. Pada gandaran terdapat bagian-bagian :
a) Papan kertas, yaitu tempat meletakkan kertas pada waktu dipasang ke penggulung mesin ketik.
b) Penuntun kertas, yaitu penunjuk atau patokan untuk memasukan kertas yang akan dikerjakan.
c) Penggulung kertas atau rol, yaitu alat untuk menggulung kertas yang akan dikerjakan dan menjadi landasan jatuhnya huruf.
d) Tombol penggulung, berguna untuk memutar rol, terletak di sebelah kiri dan kanan gandaran.
e) Pembebas kertas, berguna untuk membetulkan letak permukaan kertas dan untuk mengeluarkan kertas yang telah dikerjakan.
f) Mistar kertas, berfungsi untuk menjepit kertas pada rol agar tertekan dengan baik.
g) Pembebas gandaran, berfungsi untuk membebaskan gandaran sehingga dapat bergerak ke kiri dan kanan.
h) Pembebas garis atau penggulung, berfungsi untuk membebaskan rol dari gerigi jarak baris sehingga rol dapat diputar dengan bebas.
i) Pasak garis pinggir, berguna untuk menentukan batas ketikan sebelah kiri dan kanan dari kertas yang akan dikerjakan.
j) Kait pengubah baris, digunakan untuk memindahkan baris ke baris berikutnya.
k) Pengatur jarak, berfungsi untuk mengatur jarak baris.
l) Lonceng, berfungsi untuk memberi tanda batas ketikan hampir habis
2) Papan Pemukul
Setiap mesin ketik memiliki papan pemukul (tuts) yang terdiri dari empat baris. Baris paling atas terdiri dari tuts angka dan tanda-tanda ketikan. Tiga baris berikutnya sebagian besar tuts huruf, dan di sebelah kiri dan kanan ketiga deretan tersebut terdapat tuts tanda-tanda baca serta tanda-tanda ketikan lainnya.
Selain tuts huruf dan tanda-tanda baca, terdapat pula :
a) Bilah spasi, letaknya paling bawah dari baris tuts huruf-huruf
b) Tuts pengundur gandaran
c) Pembebas pasak garis pinggir
d) Tuts pengubuh huruf (shift key)
e) Tuts tabulator
f) Tuts pembebas tabulator
g) Tuts kunci tabulator
3) Badan Mesin
Badan mesin merupakan bagian mesin ketik yang terdapat alat atau instrumen mesin yang menggerakkan gandaran. Pada bagian ini juga terdapat huruf-huruf. Alat-alat yang terdapat pada badan mesik ketik, yaitu :
a) Pengatur pita
b) Pengatur arah pita
c) Pengatur entakkan
b. Mesin tulis listrik (elektrik type writer)
Adalah mesin tulis yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tenaga listrik.
Ciri-ciri mesin tulis elektrik adalah :
1) digerakkan dengan tenaga listrik
2) komponen dan cara kerja mesinnya mekanis
3) tuts sama seperti mesin tulis manual, ditambah saklar on-off
Dilihat dari penempatan huruf, dibedakan menjadi :
1) Mesin tulis listrik dengan batang huruf
2) Mesin tulis listrik dengan bola huruf
Cara pengoperasian mesin tulis listrik pada dasarnya sama dengan mesin tulis manual, perbedaannya hanya pada system kerjanya saja. Tenaga yang dipergunakan untuk menghentakan tangkai huruf adalah tenaga listrik, maka steker harus dihubungkan dengan aliran listrik melalui stop kontak, dan voltasenya harus disesuaikan dengan aliran listrik rumah atau kantor.
Kelebihan mesin tulis listrik :
1) Dapat mengetik dengan lebih cepat, sehingga mengurangi kelelahan juru tik.
2) Cocok untuk kantor-kantor yang pekerjaannya kompleks
3) Dapat digunakan untuk mengetik berbagai macam bentuk/model tulisan dokumen
4) Menghasilkan tulisan yang lebih bersih dan rapih
5) Meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja.
c. Mesin tulis elektronik
Mesin tulis elektronik adalah mesin tulis yang digerakkan oleh tenaga listrik dengan komponen elektronis.
Kelebihan mesin tulis elektronik :
1) Memiliki internal memori, sehingga mampu menyimpan hasil ketikan yang dapat dipanggil kembali bila diperlukan.
2) Memiliki display yang berfungsi untuk mmenampakkan hasil ketikan.
3) Memiliki cetakan dengan system daisy wheel/roda huruf (24 tipe huruf)
4) Dapat menghapus otomatis
5) Bila digabung dengan komputer dapat berfungsi sebagai printer
6) Kerapatan huruf terdiri dari 4 macam :
a) pica : 10 huruf per inchi
b) elite : 12 huruf per inchi
c) micron : 15 huruf per inchi
d) ps/proportional spasing : 20 huruf per inchi
Menurut fungsinya, mesin tulis elektronik dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
1) Mesin tulis elektronik tanpa memori
2) Mesin tulis elektronik dengan memori
Bagian-bagian mesin tulis elektronik :
1) Kereta cetak
2) Penyangga kertas
3) Tombol pembebas kertas
4) Layar baca
5) Knop gandaran
6) Tombol ON/OFF
7) Tombol pembebas kait
8) Skala pengetikan
9) Papan tuts
10) Penutup mesin
2. Mesin Pengganda
a. Mesin stensil
1) Mesin stensil manual
Yaitu mesin stensil yang cara kerjanya digerakkan dengan menggunakan tangan. Ciri-cirinya :
- digerakkan dengan tenaga manusia
- komponen dan cara kerjanya mekanis
- tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam
- sheet yang digunakan dapat berupa sheet stensil, sheet scanner, atau stencil cutter sebagai sheet master.
- Ukuran kertas maksimum adalah folio (8,5 x 13 inci)
Komponen mesin stensil manual :
a) Baki kertas
b) Rol pendorong kertas
c) Silinder atau gulungan stensil
d) Pembungkus silinder
e) Kunci setelan
f) Baki penadah kertas
g) Kunci dengan tanda ON
h) Kunci dengan tanda OFF
i) Lidah mesin stensil
j) Engkol
2) Mesin stensil listrik
Mesin ini fungsinya sama dengan mesin stensil manual, yaitu untuk menggandakan warkat dengan sheet stensil.
Kelebihan mesin stensil listrik adalah :
a) Hasil penggandaan tampak lebih bagus
b) Pengoperasian mesin lebih mudah
c) Tinta yang digunakan lebih irit
d) Tenaga yang digunakan lebih ringan
3) Mesin stensil elektronik
Kelebihan mesin stensil elektronik :
a) Dapat menggandakan warkat dengan ukuran double folio/double kuarto
b) Dilengkapi dengan lampu petunjuk operator
c) Sheet stensil bekas pakai langsung masuk ke dalam
d) Memasang dan melepas sheet stensil secara otomatis.
Komponen mesin stensil elektronik :
a) Mesin :
- Rol penekan
- Rol tinta
- Layar tinta
- Plat baja
b) Kerangka mesin :
- Penutup atas
- Tempat tinta
- Engkol
- Tombol On-Off
- Rol penarik kertas
- Pengatur posisi cetakan
- Pengatur tekanan cetakan
c) Penutup mesin :
- Papan kertas
- Papan penerima
d) Papan tombol :
- Tombol start dan stop
- Penghitung (counter)
- Penyetop pemasukan kertas
- Pengatur pemasukan kertas
- Pengatur kecepatan cetakan
- Pengatur penyalur tinta
- Pengatur pengeluaran tinta
- Tombol pemberi tinta
b. Mesin Fotokopi
Mesin fotokopi merupakan alat penggandaan secara praktis, karena siap setiap saat bila diperlukan. Fotokopi berarti suatu proses penyalinan warkat dengan system pemotretan.
Mesin fotokopi mempunyai beberapa system operasi, yaitu :
1) Sistem Zoom adalah system fotokopi yang dapat memperbesar hasil kopi dari aslinya.
2) Sistem Reduction adalah system fotokopi yang dapat memperkecil hasil kopi dari aslinya.
3) Sistem Fullsize adalah system fotokopi yang menhasilkan ukuran sama dengan aslinya
4) Sistem Automatic Document Feeder, yaitu sistem fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen hasil fotokopi berdasarkan nomor urut halaman.
Bagian-bagian mesin fotokopi :
a) Baki kertas
b) Baki penadah
c) Tombol ON dan OFF
d) Tombol start
e) Tombol enlargement
f) Tombol reduction
g) Tombol fullsize
h) Tombol jumlah salinan
i) Tombol isyarat :
- Paper out
- Tones out
- Exess useste tones
j) Tombol open
k) Tabung tinta
l) Kunci kertas
m) Tabung olie
n) Tombol Exposiure Control Lever
o) Copy number indicator
p) Clear key
q) Input key strip
r) Copy stop key
s) Copy start key
t) Interapt key
u) Ready indicator
3. Mesin Mesin Hitung
a. Mesin hitung manual
Mesin hitung manual adalah mesin yang dapat menghitung perkalian yang sederhana tetapi cara menghitungnya seperti penjumlahan sehingga untuk mencapai hasilnya relative lama.
Mesin hitung manual termasuk salah satu jenis mesin hitung karena berupa mesin yang dipergunakan untuk menghitung angka-angka.
Jenis-jenis mesin hitung :
1) Menurut kemampuannya :
a. Mesin jumlah, adalah mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi, dan mengalikan sederhana.
b. Mesin hitung, adalah mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi, mengalikan, dan membagi.
2) Menurut tenaga penggerak :
a. Mesin hitung tangan, adalah mesin hitung yang digerakkan dengan tangan, dilengkapi dengan engkol.
b. Mesin hitung listrik, adalah mesin hitung yang digerakan dengan tenaga listrik.
3) Menurut cara kerja :
a. Mesin hitung mekanik, yaitu mesin hitung yang cara kerja dan komponennya mekanis.
b. Mesin hitung elektronik, yaitu mesin hitung yang cara kerja dan komponennya terdiri dari elemen elektronik, digerakan dengan tenaga listrik.
4) Menurut jumlah kunci :
a. Mesin hitung berkunci sepuluh, berisi tuts angka 0-9
b. Mesin hitung berkunci penuh, terdiri dari angka 0-9 dan tanda-tanda lainnya.
5) Menurut penyajian hasil :
a. Mesin hitung pencetak
b. Mesin hitung tidak mencetak
b. Cash Register
1) Cash Register Listrik
Ciri-ciri :
- Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
- Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik
- Dilengkapi dua kunci, untuk kasir dan pimpinan
- Kemampuan hanya sampai lima digit
- Mencatat transaksi kas secara umum
Komponen :
- Display
- Kunci operasi
- Kunci penghapus
- Handle
- Kunci kasir
- Kunci angka
- Pencetak validasi
- Penutup mesin
- Layar kontrol
- Laci uang
2) Cash Register Listrik
Ciri-ciri :
a) Komponen dan cara kerja mesinnya elektronis
b) Tenaga penggeraknya menggunakan listrik
c) Bisa diprogram
d) Bisa digabung dengan cash register lain atau komputer
e) Bisa digunakan oleh beberapa kasir
f) Memiliki beberapa departemen
Jenis Cash Register Elektronik :
a) Berdasarkan system operasinya :
- Cash Register berdiri sendiri
- Cash Register yang dapat digabung
- Cash Register satu kelompok kerja dengan pengendali induk (LAN)
b) Berdasarkan banyaknya departemen :
- Cash Register kecil (1-8 departemen)
- Cash Register sedang (10-20 departemen)
- Cash Register besar ( lebih dari 20 departemen)
c) Berdasarkan banyaknya kasir :
- Cash Register untuk satu kasir
- Cash Register untuk empat kasir
- Cash Register untuk enam kasir
- Cash Register unutk delapan kasir
Contoh Cash Register : Sharp ER-2970
Komponennya :
a) Layar belakang (untuk pembeli)
b) Layar depan (untuk operator)
c) Kunci mode
d) Papan kunci
e) Laci uang
f) Tanda terima dan jurnal
g) Kunci tutup pencetak
h) Tutup pencetak
i) Pencetak slip
Papan kunci terdiri dari :
- Kunci On-Off
- Kunci kasir
- Kunci kertas tanda terima
- Kunci kertas jurnal
- New balance key
- Kunci pencetak validasi
- Kunci pencetak slip
- Kunci % penambah harga (pajak)
- Kunci penampil jumlah penerimaan
- Kunci setoran diluar transaksi
- Kunci pengembalian barang
- Kunci pengembalian uang kas
- Kunci penghapus item
- Kunci pengali
- Kunci titik desimal
- Kunci koreksi
- Kunci angka
- Kunci PLUKunci departemen
- Kunci % potongan
- Kunci potongan harga
- Kunci penerimaan pembayaran
- Kunci jumlah sementara
- Kunci jumlah akhir
4. Stapler, Perforator, dan Numerator
a. Stapler
Stapler dipergunakan untuk membendel/menghimpun lembaran kertas. Isi stapler disebut dengan staples. Menurut kemampuan dan bentuknya , stapler dibedakan menjadi :
- Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.
- Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas
- Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.
Ciri-ciri stapler :
- Digerakan dengan tenaga manusia
- Cara kerja dan komponennya mekanik
- Baru berfungsi apabila diisi dengan staples
Cara pemeliharaan :
- Selalu dibersihkan dengan kain halus untuk mencegah karat, kalau ada kotoran yang melekat dapat menggunakan bensin, alcohol atau spirtus serta disimpan di tempat yang kering.
- Jangan memasukan isi melebihi kemampuannya supaya daya lentur per tetap kuat.
- Jika terjadi kemacetan di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukulkan stapler.
b. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Menurut jumlah lubang dan fungsinya, perforator dibedakan menjadi :
1) Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dll.
2) Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam snelhecter atau ordner.
3) Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam binder ring.
Ciri-ciri perforator :
1) Digerakan dengan tenaga manusia
2) Cara kerja dan komponennya mekanis
3) Membuat lubang dengan diameter 5mm
Cara menggunakan perforator :
§ Kertas yang akan diberi lubang maksimum 10 lembar sekaligus. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
§ Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi senter sampai tepim kertas menyentuh batas tepi perforator.
§ Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.
Cara pemeliharaan :
§ Selalu dibersihkan dengan kain halus pada seluruh permukaan untuk menghindari karat, dan disimpan di tempat kering.
§ Jangan memukul tangkai perforator
§ Kertas bekas lubang dibuang/dibersihkan dari tempatnya seteleh dipergunakan.
c. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya dibedakan menjadi :
1) Numerator kecil, adalah numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
2) Numerator besar, adalah numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.
Ciri-ciri numerator :
§ Digerakan dengan tangan
§ Cara kerja dan komponennya mekanis
§ Terdapat pengatur angka rangkap
§ Membuat angka secara otomatis dengan cara menekan
§ Pengaturan angka menggunakan stylus
Cara kerja numerator :
§ Memberi tinta pada bantalan huruf
§ Mengatur nomor awal
§ Mencetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator
Cara pemeliharaan :
§ Selalu dibersihkan dengan kain halus agar tidak mudah berkarat
§ Menekan tangkai numerator secara wajar pada saat memberi nomor
§ Jika tidak digunakan disimpan di tempat tertutup dan kering
§ Angka-angka dibersihkan dengan karosine
§ Jangan menggunakan stylus logam agar rongga angka tidak mudah aus.
E. Penggunaan Internet dalam Perkantoran Modern
1. Pengertian Internet
Internet adalah sekumpulan jaringan komputer yang menghubungkan situs akademik, pemerintahan, komersial, organisasi, maupun perorangan. Layanan internet meliputi komunikasi langsung (email, chat), diskusi (email, milis, bulletin board), sumber daya informasi yang terdistribusi (WWW, Gopher), remote login dan lalu lintas file, serta pelayanan lainnya.
2. Elektronik Mail (email)
Adalah aplikasi yang memungkinkan para pengguna internet untuk saling berkirim pesan melalui alamat elektronik di internet. Layanan email biasanya dikelompokkan dalam dua basis, yaitu email berbasis client dan email berbasis web.Bagi pengguna email berbasis client, aktivitas per-emailan menggunakan perangkat lunak email client seperti Eudora dan Outlook Express. Sedangkan pengguna email berbasis web, seluruh kegiatan email harus dilakukan melalui situs web. Dengan demikian menggunakannya harus dalam keadaan online. Email berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis, seperti YahooMail, PlasaMail, Hotmail, dan lain-lain.
Beberapa pengguna email dapat membuat kelompok yang disebut dengan milis (mailing list). Milis dibentuk berdasarkan kesamaan minat atau kepentingan penggunanya. Hampir setiap situs memiliki fasilitas pembuatan milis, seperti Yahoogroups.
3. IRC (Internet Relay Chat)
Layanan IRC atau chat adalah sebuah komunikasi di internet yang mengguanakan sarana baris-baris tulisan yang diketikan melalui keyboard. Melalui chat dapat dilakukan pertukaran informasi melalui kalimat-kalimat singkat. Kegiatan tersebut dikenal dengan istilah chatting, dan pelakunya disebut chatter
Melalui jaringan internet, setiap kantor perusahaan dapat melakukan komunikasi bisnis secara mudah dan cepat, sehingga dapat menghemat biaya dan meningkatkan produktivitas kerja kantor.
